Met een betaaldienst (Buckaroo, Pay.nl, Stripe of Tikkie) kan een klant een aanbetaling op een verkooporder online voldoen. De klant ontvangt een e-mail met een betaallink. Zodra de betaling binnen is, boekt RetailVista de aanbetaling automatisch op de verkooporder. Dit artikel beschrijft dat proces van begin tot eind. De eenmalige inrichting staat in Hoe moet integratie met betaaldienst worden ingericht?.
Begrippen
| Begrip | Betekenis |
|---|---|
| Aanbetalingsverzoek | De afspraak met de klant dat er een bedrag op de verkooporder wordt aanbetaald. Wordt in de verkooporder aangemaakt. |
| Betalingsverzoek | Het verzoek dat RetailVista bij de betaaldienst indient, met de betaallink voor de klant. Ontstaat automatisch uit een aanbetalingsverzoek waarbij een betaaldienst is gekozen. |
| Aanbetaling | De ontvangen betaling, geboekt op de verkooporder. |
Het proces in het kort
- Een medewerker voegt in de verkooporder een aanbetalingsverzoek toe en kiest een betaaldienst.
- De verkooporder krijgt de status 'Definitief'.
- De taak 'Verstuur betaalverzoeken' maakt van het aanbetalingsverzoek een betalingsverzoek en meldt dat aan bij de betaaldienst.
- De klant ontvangt een e-mail met de betaallink en betaalt.
- RetailVista controleert de betaling bij de betaaldienst en zet het betalingsverzoek op 'Betaald'.
- RetailVista boekt de aanbetaling op de verkooporder.
1. Aanbetalingsverzoek toevoegen
In de verkooporder staat op het tabblad 'Aanbetalingen', bij 'Aanbetalingsverzoeken', de knop 'Toevoegen aanbetalingsverzoek'. De knop is beschikbaar zodra de verkooporder is opgeslagen en niet meer in bewerking is. Verkooporder en relatie worden overgenomen uit de verkooporder. Bij 'Te betalen' stelt RetailVista het bedrag voor dat nog openstaat: het orderbedrag, min wat al is aanbetaald en min de openstaande aanbetalingsverzoeken. Het artikel komt uit de instelling 'Aanbetaling artikel nr'.
Het veld 'Betaaldienst' bepaalt of het verzoek via een betaaldienst loopt. Alleen aanbetalingsverzoeken met een betaaldienst worden naar een betaaldienst gestuurd. Het veld is standaard leeg.
Bij het opslaan gelden deze regels:
- 'Te betalen' mag niet 0 zijn.
- Het totaal van de aanbetalingsverzoeken op de verkooporder (mislukte niet meegerekend) mag niet hoger zijn dan het orderbedrag.
- De relatie moet dezelfde zijn als die van de verkooporder.
Let op: Aanbetalingsverzoeken die automatisch ontstaan, via 'Automatisch toevoegen aanbetalingsverzoek' in het verkooporder scenario of vanuit een webshoporder, krijgen geen betaaldienst. Die gaan pas naar een betaaldienst als in het aanbetalingsverzoek alsnog een 'Betaaldienst' wordt gekozen.
Maak voor een verkooporder geen los betalingsverzoek aan. Alleen als het betalingsverzoek uit een aanbetalingsverzoek ontstaat, boekt RetailVista de betaling als aanbetaling op de verkooporder.
2. Verkooporder definitief maken
Een aanbetalingsverzoek wordt pas verwerkt als de verkooporder de status 'Definitief' heeft. Zolang dat niet zo is, slaat de taak het verzoek over; in het taaklog staat dan bij het aanbetalingsverzoek dat de verkooporder nog niet definitief is.
3. Betalingsverzoek aanmaken en versturen
De taak 'Verstuur betaalverzoeken' in de taakplanner doet bij elke uitvoering, per vestiging, het volgende:
- De status controleren van betalingsverzoeken die al verstuurd zijn (zie stap 5).
- Van elk aanbetalingsverzoek dat aan de voorwaarden voldoet een betalingsverzoek maken. Het aanbetalingsverzoek krijgt dan de status 'Verwerkt'.
- Alle betalingsverzoeken met de status 'Nieuw' aanmelden bij de betaaldienst.
Een aanbetalingsverzoek komt in aanmerking als het de status 'Nieuw' heeft, er een betaaldienst is gekozen, de verkooporder 'Definitief' is en er nog geen betalingsverzoek voor bestaat. Per aanbetalingsverzoek ontstaat één betalingsverzoek.
Na een geslaagde aanmelding krijgt het betalingsverzoek de status 'Verstuurd'. Bij 'Referentie' staat dan het kenmerk van de betaaldienst en bij 'Betaling URL' de betaallink. Bij de betaaldienst staat de betaling met de omschrijving "Betaalverzoek verkooporder [ordernummer], referentie [orderreferentie]".
RetailVista zet daarna een e-mail met de betaallink klaar in de uitgaande e-mailberichten; de taakplanner verstuurt die naar de klant.
- Adres: het e-mailadres van de verkooporder, anders het standaard e-mailadres van de relatie.
- Inhoud: het e-mailsjabloon met basissjabloon 'PaymentRequest' in de taal van de relatie. Is er voor die taal geen sjabloon, dan wordt er geen e-mail verstuurd en staat er een waarschuwing in het taaklog. De betaallink staat dan wel bij het betalingsverzoek en kan handmatig worden gedeeld.
Bij Buckaroo en Tikkie is de betaallink 7 dagen geldig; bij Pay.nl en Stripe geldt de standaardtermijn van de betaaldienst. Bij Buckaroo kiest de klant de betaalmethode op de betaalpagina van Buckaroo.
Weigert de betaaldienst de aanmelding, bijvoorbeeld door onjuiste instellingen, dan krijgt het betalingsverzoek de status 'Mislukt'. De reden staat in het betalingsverzoek op het tabblad 'Geavanceerd'.
4. De klant betaalt
De klant opent de link en betaalt op de betaalpagina van de betaaldienst. Bij Buckaroo, Pay.nl en Stripe komt de klant daarna terug op de pagina 'Betaling Bevestiging' van RetailVista, met "Hartelijk dank voor uw betaling!" of, als het verwerken niet lukt, "Er is iets misgegaan tijdens het verwerken van uw betaling.". Die pagina verschijnt in het Nederlands, Engels of Duits. Bij Tikkie blijft de klant op de bevestiging van Tikkie zelf.
5. Status bijwerken
RetailVista vraagt de status van de betaling op bij de betaaldienst:
- direct wanneer de klant na het betalen terugkomt op de pagina 'Betaling Bevestiging';
- bij de taak 'Verstuur betaalverzoeken', voor alle betalingsverzoeken met de status 'Verstuurd'. Stripe-betalingen worden alleen bijgewerkt via de terugkeer van de klant.
| Uitkomst bij de betaaldienst | Gevolg in RetailVista |
|---|---|
| Betaald | Betalingsverzoek 'Betaald', daarna stap 6. |
| Nog niet betaald | Betalingsverzoek blijft 'Verstuurd'. |
| Afgebroken, verlopen of afgewezen | Betalingsverzoek en aanbetalingsverzoek krijgen de status 'Mislukt'. |
Bij Buckaroo kan een klant na een mislukte poging via dezelfde link opnieuw betalen; het betalingsverzoek wordt dan alsnog 'Betaald'.
6. Aanbetaling op de verkooporder
Bij een betaald betalingsverzoek boekt RetailVista een aanbetaling op de verkooporder:
| Veld | Waarde |
|---|---|
| Type aanbetaling | Het 'Aanbetalingstype voor betaalde aanbetalingsverzoeken' uit het verkooporder scenario van de verkooporder. |
| Artikel nr | Het artikel van dat type aanbetaling, of anders de instelling 'Aanbetaling artikel nr'. |
| Bedrag | Het bedrag van het betalingsverzoek. |
| Referentie | Het betaalkenmerk van de betaaldienst. |
| Status | 'Afgehandeld' |
Daarna werkt RetailVista de reserveringsregels van de verkooporder bij.
Let op: Staat in het verkooporder scenario geen 'Aanbetalingstype voor betaalde aanbetalingsverzoeken', dan wordt er geen aanbetaling geboekt. Is daar een type aanbetaling 'Contant via kassa' gekozen, dan mislukt de boeking en ziet de klant "Er is iets misgegaan". In beide gevallen staat het betalingsverzoek wel op 'Betaald'; voeg de aanbetaling dan handmatig toe en corrigeer het verkooporder scenario. Gebruik altijd een type aanbetaling van het type 'Betaaldienst'.
Statussen
Aanbetalingsverzoek
| Status | Betekenis in dit proces |
|---|---|
| Nieuw | Nog niet verwerkt. Wacht op een definitieve verkooporder en de taak 'Verstuur betaalverzoeken'. |
| Verwerkt | Er is een betalingsverzoek van gemaakt. |
| Mislukt | De betaling is afgebroken, verlopen of afgewezen. Er kan een nieuw aanbetalingsverzoek worden toegevoegd. |
Betalingsverzoek
| Status | Betekenis |
|---|---|
| Nieuw | Moet nog bij de betaaldienst worden aangemeld. |
| Verstuurd | Aangemeld bij de betaaldienst; wacht op betaling. |
| Betaald | De klant heeft betaald. |
| Mislukt | Aanmelden mislukt, of de betaling is afgebroken, verlopen of afgewezen. |
Problemen oplossen
Het taaklog van 'Verstuur betaalverzoeken' laat per verzoek zien wat er gebeurde; zie Waar kan ik de voortgang van een taak zien in RetailVista?.
| Situatie | Oorzaak en oplossing |
|---|---|
| Aanbetalingsverzoek blijft op 'Nieuw' | Er is geen 'Betaaldienst' gekozen, de verkooporder is nog niet 'Definitief', of de taak 'Verstuur betaalverzoeken' is niet actief. |
| Betalingsverzoek blijft op 'Nieuw' | Bij 'Referentie' staat al een waarde. RetailVista beschouwt het verzoek dan als verstuurd en slaat het over. 'Referentie' wordt door RetailVista gevuld; maak het veld leeg. |
| Betalingsverzoek direct 'Mislukt' | De betaaldienst weigert de aanmelding, meestal door onjuiste instellingen bij de betaaldienst. De reden staat op het tabblad 'Geavanceerd'. Na het herstellen: zet het betalingsverzoek terug op 'Nieuw' met een lege 'Referentie'; de taak verstuurt het dan opnieuw. |
| Klant ontvangt geen e-mail | Geen e-mailadres bij verkooporder of relatie, of geen e-mailsjabloon 'PaymentRequest' in de taal van de relatie. Controleer ook de uitgaande e-mailberichten. De 'Betaling URL' kan handmatig worden gedeeld. |
| Klant heeft betaald, maar het verzoek staat nog op 'Verstuurd' | De status wordt bijgewerkt bij de terugkeer van de klant of bij de taak 'Verstuur betaalverzoeken'. |
| Klant ziet na het betalen "Er is iets misgegaan", of er staat geen aanbetaling op de verkooporder | Meestal ontbreekt in het verkooporder scenario het 'Aanbetalingstype voor betaalde aanbetalingsverzoeken' of is het geen type 'Betaaldienst'. Zie stap 6. |
Andere toepassingen
Betalingsverzoeken worden ook gebruikt bij rembours voor reserveringen en als betaalwijze in RetailVista POS. Die varianten boeken geen aanbetaling op de verkooporder; zie Hoe stel ik de rembours afhandeling in van reserveringen in RetailVista?.