Bij dropshipment levert de leverancier een artikel rechtstreeks bij de klant af, zonder dat het door de winkel of het magazijn gaat. In RetailVista is dropshipment een eigenschap van een verkooporderregel, niet van de hele order. Eén verkooporder kan dus regels bevatten die uit eigen voorraad worden geleverd en regels die de leverancier rechtstreeks levert.
Voor een dropshipmentregel maakt RetailVista een aparte inkooporder van het type dropshipment bij de leverancier, met het afleveradres van de klant. Zodra de leverancier meldt dat er geleverd is, wordt de levering op de verkooporder geboekt en, als dat kan, de factuur gemaakt.
Het proces in het kort
- Op het artikel staat het vinkje 'Dropshipment artikel'.
- Het verkooporder scenario bepaalt bij het toevoegen van een regel of die regel dropshipment wordt (tabblad 'Dropshipment', zie Verkooporder scenarios).
- Zodra de verkooporder 'Definitief' is, maakt de taak die verkooporders naar inkooporders omzet per leverancier een dropshipment inkooporder aan.
- De inkooporder gaat met het klantadres naar de leverancier, per e-mail of via RetailLink.
- Het pakbonbericht van de leverancier boekt de ontvangst, de levering op de verkooporder en de factuur.
Inrichting
| Onderdeel | Waar | Wat |
|---|---|---|
| Artikel | Artikel onderhoud, 'Dropshipment artikel' | Het artikel komt in aanmerking voor dropshipment. Of een regel het ook wordt, bepaalt het scenario. |
| Verkooporder scenario | Tabblad 'Dropshipment' | Voorstel, beslissing, wijzigbaarheid, vaste leverancier en terugval debiteur (zie hieronder). |
| Vestiging | 'Alternatieve voorraad' | De vestiging waarvan de vrije voorraad meetelt in de beslissing, meestal het magazijn of DC. |
| Instelling | 'Alternatieve voorraad vestiging' | Gaat vóór het veld op de vestiging als de instelling gevuld is. |
| Leverancier | 'Maak dropshipment inkooporders van verkooporders direct definitief bij genereren' | Standaard aan: de dropshipment inkooporder wordt direct 'Definitief' en verstuurd. |
| Klant | 'Dropshipment verkooporder scenario' | Alleen voor EDI-orderberichten met een dropshipmentblok (zie hieronder bij webshop- en EDI-orders). |
Verkooporder scenario, tabblad 'Dropshipment'
| Veld | Omschrijving |
|---|---|
| 'Suggereer dropshipment regel indicatie' | Hoe het vinkje op een nieuwe regel wordt voorgesteld: 'Nooit', 'Altijd' of 'Dropshipment beslissing'. Leeg werkt als 'Nooit'. |
| 'Dropshipment beslissing' | De regel die geldt bij 'Dropshipment beslissing', zie de tabel hieronder. |
| 'Toestaan muteren gesuggereerde dropshipment waarde' | Staat dit uit, dan is het vinkje 'Dropshipment regel' in de verkooporderregel niet te wijzigen. |
| 'Leverancier' | Vaste leverancier voor alle dropshipmentregels van dit scenario. Leeg: de voorkeursleverancier van het artikel. |
| 'Dropshipment terugval debiteur' | Debiteur waarop de levering wordt gefactureerd als de verkooporder zelf geen debiteur heeft, bijvoorbeeld bij een particuliere webshopklant. |
De keuzes bij 'Dropshipment beslissing':
| Beslissing | Regel wordt dropshipment als ... |
|---|---|
| 'Dropshipment artikel' | het artikel het vinkje heeft. |
| 'Dropshipment artikel en geen vrije voorraad' | het artikel het vinkje heeft en de vestiging van de order onvoldoende vrije voorraad heeft voor het bestelde aantal. |
| 'Dropshipment artikel en geen vrije alternatieve voorraad' | het artikel het vinkje heeft en de alternatieve vestiging onvoldoende vrije voorraad heeft. |
| 'Dropshipment artikel en geen vrije en alternatieve vrije voorraad' | het artikel het vinkje heeft en beide vestigingen onvoldoende vrije voorraad hebben. |
| 'Geen vrije voorraad' | de vestiging van de order onvoldoende vrije voorraad heeft, ongeacht het vinkje. |
| 'Geen alternatieve vrije voorraad' | de alternatieve vestiging onvoldoende vrije voorraad heeft, ongeacht het vinkje. |
| 'Geen vrije en alternatieve vrije voorraad' | beide vestigingen onvoldoende vrije voorraad hebben, ongeacht het vinkje. |
De alternatieve vestiging is de vestiging uit de instelling 'Alternatieve voorraad vestiging'. Is die leeg, dan geldt het veld 'Alternatieve voorraad' op de vestiging zelf. Bij een opzet met één magazijn of DC is dat de plek om het DC aan te wijzen, zodat een winkelorder pas dropshipment wordt als ook het DC geen vrije voorraad heeft.
Per regel kiezen
Bij het toevoegen van een regel bepaalt RetailVista het vinkje 'Dropshipment regel' aan de hand van het scenario, het artikel, het aantal en de vrije voorraad op dat moment. Wordt de regel dropshipment, dan:
- wordt 'Direct reserveren' 0, er wordt niets uit eigen voorraad gereserveerd;
- wordt de 'Leverancier' van het scenario ingevuld bij 'Bestel bij leverancier'. Zonder vaste leverancier blijft dat veld leeg en wordt bij het bestellen de voorkeursleverancier van het artikel gebruikt;
- nemen de onderdelen van een samengesteld artikel het vinkje en de leverancier van de hoofdregel over.
Staat 'Toestaan muteren gesuggereerde dropshipment waarde' aan, dan kan het vinkje daarna per regel worden aan- of uitgezet. Zo kan dezelfde order een regel uit voorraad en een regel dropshipment bevatten, ook voor hetzelfde artikel op twee regels. Via de webservice kan het vinkje per regel op dezelfde manier worden gezet.
Let op: wordt het scenario van een order gewijzigd of wordt de order heropend (zie Verkooporder heropenen), dan bepaalt RetailVista het vinkje van alle regels opnieuw volgens het scenario. Handmatige keuzes per regel gaan daarbij verloren.
Afhalen of bezorgen is geen keuze per regel maar volgt uit het scenario en de vervoerswijze van de order. Een afhaalorder met een dropshipmentregel is mogelijk; de leverancier levert die regel dan op het afleveradres van de order, of anders op het adres van de klant.
Wat RetailVista daarna doet
Inkooporder naar de leverancier
De taak die inkooporders uit verkooporders maakt (zie Verkooporder naar inkooporder omzetten automatiseren) verwerkt verkooporders met status 'Definitief' waarvan alle aanbetalingsverzoeken zijn voldaan. Voor dropshipmentregels geldt:
- Per verkooporder en per leverancier ontstaat een aparte inkooporder van het type dropshipment. Dropshipmentregels worden nooit samengevoegd met gewone regels of met regels van andere verkooporders. Bij splitsen per afdeling komt er ook per afdeling een aparte inkooporder.
- Het resterende aantal wordt volledig besteld, per stuk, zonder te kijken naar voorraad, minimum- en maximumvoorraad of inkoopverpakking.
- De gewenste en verwachte leverdatum van de verkooporder gaan mee naar de inkooporder.
- Regels met een negatief aantal, verzendkostenregels, hoofdregels van een samengesteld artikel en artikelen zonder voorraadbeheer worden niet besteld.
- Is er geen leverancier te bepalen (geen 'Bestel bij leverancier' en geen voorkeursleverancier), dan wordt de regel overgeslagen. De taaklog meldt dit.
Staat bij de leverancier 'Maak dropshipment inkooporders van verkooporders direct definitief bij genereren' aan en wordt de leverancier per e-mail of via RetailLink besteld, dan krijgt de inkooporder meteen de status 'Definitief' en wordt hij verstuurd. Anders blijft hij op 'Ingave compleet' staan tot iemand hem definitief maakt.
Versturen met het klantadres
Bij het versturen zoekt RetailVista de verkooporder op die aan de inkooporder hangt en neemt daarvan het afleveradres over: het afleveradres van de order, anders het afleveradres of standaardadres van de afleverklant, anders dat van de klant zelf.
- Per e-mail: de inkooporder gaat als PDF mee met de lay-out 'Definitieve dropshipment inkooporder', waarop naam, adres en contactgegevens van de klant staan.
- Via RetailLink in NedFox XML: het orderbericht bevat een dropshipmentblok met naam, telefoonnummers, e-mailadres en afleveradres van de klant.
- Via RetailLink in EDIFACT: het afleveradres van de klant gaat mee als afleverpartij en het inkoopordernummer als klantreferentie.
Let op: een dropshipment inkooporder hoort bij precies één verkooporder. Worden er handmatig regels van een andere verkooporder aan toegevoegd, dan kan RetailVista het klantadres niet meer bepalen en mislukt het versturen of de verwerking van het pakbonbericht.
Voorraad en reserveringen
- Een dropshipmentregel verlaagt de vrije voorraad niet. Het openstaande aantal van dropshipmentregels staat apart als 'Open dropshipments' en telt niet mee als verkooporder die nog uit voorraad moet.
- De automatische reservering van verkooporders slaat dropshipmentregels over. Zulke regels worden alleen geleverd via het pakbonbericht van de leverancier of via een artikelontvangst op de dropshipment inkooporder.
Magazijnsysteem (WMS)
Dropshipmentregels gaan niet naar het magazijnsysteem. Een verkooporder waarvan alle regels dropshipment zijn, wordt helemaal niet naar het WMS gestuurd; een gemengde order alleen met de regels die uit voorraad komen.
Afhandeling na levering door de leverancier
Stuurt de leverancier via RetailLink een pakbonbericht dat naar de dropshipment inkooporder verwijst, dan doet RetailVista in één keer:
- Een artikelontvangst aanmaken op de inkooporder met de geleverde regels.
- Een levering aanmaken op de verkooporder met dezelfde artikelen en aantallen, plus nog openstaande verzendkostenregels. Track-en-tracenummers uit het bericht komen als pakketten bij de levering.
- De levering factureren als dat kan: de order heeft een debiteur, het scenario heeft een 'Dropshipment terugval debiteur', of de order is volledig vooruitbetaald. Anders blijft de levering open staan en meldt de log waarom.
- De inkooporder sluiten als alle regels volledig geleverd zijn.
Zonder pakbonbericht wordt de dropshipment inkooporder afgehandeld als een gewone inkooporder: artikelontvangst boeken, daarna de verkooporder leveren en factureren. De ontvangst telt dan tijdelijk mee in de voorraad van de vestiging, tot de levering op de verkooporder is geboekt.
Webshop- en EDI-orders
Webshoporders. Een webshoporderbericht heeft geen veld voor dropshipment. RetailVista bepaalt het vinkje per regel op dezelfde manier als bij handmatige invoer, volgens het scenario dat bij de webshop hoort. De webshop hoeft dus niets mee te geven en kan de keuze per regel ook niet afdwingen.
EDI-orderberichten. Een orderbericht in NedFox XML, bijvoorbeeld van een zakelijke klant of een andere vestiging via RetailLink, kan wel een dropshipmentblok bevatten met naam, contactgegevens en afleveradres van de eindklant. Dan wordt de eindklant opgezocht of aangemaakt als afleverklant op de order, komt het adres uit het bericht als afleveradres op de order (het fiscale land volgt dat adres) en krijgt de order het 'Dropshipment verkooporder scenario' van de bestellende klant, of anders het standaardscenario voor orderberichten. Het vinkje per regel wordt daarna weer volgens dat scenario bepaald.
Beperkingen
- Dropshipment is per regel; afhalen of bezorgen is per order.
- De beslissing kijkt naar de vrije voorraad van de vestiging van de order en van één alternatieve vestiging, niet naar meerdere voorraadlocaties.
- Scenario wijzigen of de order heropenen zet alle regels terug op het voorstel van het scenario.
- Een dropshipment inkooporder wordt pas gemaakt als alle aanbetalingsverzoeken van de verkooporder zijn voldaan.
- Bij EDIFACT moet er een afleveradres te vinden zijn; zonder adres mislukt het versturen.
- Factureren na levering gaat alleen automatisch met een debiteur op de order, een terugval debiteur op het scenario of volledige vooruitbetaling.