Hoe wordt de omzetsoort van een transactie bepaald?

Elke transactie in RetailVIsta (contant en op rekening) wordt altijd voorzien van een omzetsoort. Dit document geeft uitleg over de manier waarop die omzetsoort wordt bepaald. Om een en ander goed uit te kunnen leggen wordt er een belangrijk onderscheid gemaakt tussen transacties die afkomstig zijn uit RetailVIsta POS, RetailVIsta ERP en de inpak applicatie. Dit zijn de 3 systemen waarin transacties worden aangemaakt.

Vanaf de januari 2024 update is het niet meer verplicht om een omzetsoort opgegeven te hebben bij een debiteur relatie. Het advies is zelfs om de bestaande toegekende omzetsoorten bij relaties weg te halen. Er zijn vanaf die update een aantal nieuwe instellingen toegevoegd, waaronder een instelling met de standaard omzetsoort voor op rekening transacties en een standaard omzetsoort voor webshop transacties. Bij het aanmaken van een levering op rekening wordt de standaard omzetsoort voor op rekening transacties gebruikt.

Er is voor gekozen om voor leveringen op rekening niet terug te vallen op de standaard omzetsoort instelling als de op rekening omzetsoort instelling niet opgegeven is. De reden hiervoor is dat vanuit het verleden altijd een omzetsoort werd afgedwongen op relaties met een debiteur. Als nu bij de relatie geen omzetsoort meer opgegeven wordt en de standaard omzetsoort zou als terugval gebruikt zou worden, dan vallen op rekening verkopen ook opeens onder de standaard omzet, wat vrijwel altijd 'Contante verkopen' is. Als er dus voor gekozen wordt om bij de relaties met debiteur niet langer een omzetsoort op te geven, dan is het zeer aan te raden (eigenlijk verplicht) om de standaard omzetsoort voor rekening verkopen wel in te stellen.

RetailVista POS

In RetailVIsta bij instellingen wordt een standaard omzetsoort opgegeven waar alle 'anonieme contante verkopen' aan worden toegekend. Bij elke afzonderlijke POS terminal kan optioneel een afwijkende omzetsoort ingesteld worden. Als die ingesteld is, dan gaat die omzetsoort voor op de algemene instelling.

Bij betaalwijzen van het type 'Op rekening' kan optioneel een omzetsoort opgegeven worden. Als dat het geval is en een dergelijke betaalwijze wordt gebruikt, dan wordt die omzetsoort per definitie toegepast.

Bij het importeren van een reservering wordt gekeken naar de omzetsoort van de relatie van die reservering. Het is mogelijk om een relatie een specifieke omzetsoort te geven. Als dat het geval is, dan gaat die omzetsoort voor op de omzetsoort van de POS terminal en/of de algemene omzetsoort instelling.  Advies is hier om geen omzetsoort op relatie niveau meer te gebruiken, die bestaat vanuit backward compatibiliteit. Beter is om de verschillende mechanismes (RetailVista POS, ERP versus pack&ship applicatie) hun eigen werk te laten doen en deze te laten resulteren in een correcte omzetsoort.

Het doet er in alle bovenstaande situaties niet toe of er in RetailVista POS een contante levering wordt aangemaakt of een levering op rekening.

De omzetsoort bepaling per soort handeling is samengevat als volgt:

Starten transactie: Omzetsoort POS terminal > Standaard omzetsoort

Importeren reservering: Omzetsoort relatie > Webshop omzetsoort (mits webshop order) > Standaard webshop omzetsoort (mits webshop order)

Betalen transactie: Betaalwijze omzetsoort (indien opgegeven) 

Uit deze opsomming blijkt dat de omzetsoort instellingen voor 'Op rekening' niet meer gebruikt wordt. Als het belangrijk is dat op rekening verkopen op een aparte omzetsoort geboekt worden, dan is het advies om aan de bijbehorende betaalwijze die omzetsoort te koppelen.

RetailVista ERP

In de backoffice van RetailVIsta kunnen alleen leveringen op rekening worden aangemaakt. Bij het aanmaken van een levering op rekening wordt altijd verplicht om een debiteur gevraagd. De omzetsoort zoals opgegeven bij de relatie van die debiteur wordt overgenomen bij de levering op rekening.

De omzetsoort bepaling is samengevat als volgt:

Omzetsoort relatie van debiteur (mits opgegeven) > Webshop omzetsoort (mits webshop order) > Standaard webshop omzetsoort (mits webshop order) > Standaard op rekening omzetsoort

Pack & ship applicatie

De pack & ship applicatie genereert leveringen op rekening vanuit reserveringen. De omzetsoort bij een levering op rekening volgt uit de opgegeven omzetsoort bij de relatie van de debiteur. Een reservering is altijd gekoppeld aan 1 verkooporder en bij de verkooporder kan een debiteur vermeld staan. Als dat het geval is, dan wordt de levering op rekening gekoppeld aan die debiteur en wordt de omzetsoort van die debiteur overgenomen.

Bij aan webshop gekoppelde verkooporders waar geen debiteur aan de verkooporder toegekend is, wordt een verzamel debiteur toegepast. Deze is opgegeven bij het webshop onderhoud. Als aan de verkooporder geen webshop gekoppeld is en ook geen debiteur opgegeven is, dan kan de inpak applicatie deze niet afhandelen.

Met ingang van de januari 2024 update bestaan een nieuwe instellingen voor de omzetsoort van op rekening tranacties en webshop transacties. Ook kan bij elke webshop een omzetsoort opgegeven worden. Als de inpak applicatie een webshop reservering afhandelt, dan wordt eerst gekeken naar de omzetsoort bij de webshop. Als die niet opgegeven is, dan wordt de standaard webshop omzetsoort toegepast. Als die ook niet opgegeven is, dan wordt teruggevallen op de nieuwe instelling met de standaard omzetsoort voor op rekening transacties.

De omzetsoort bepaling is samengevat als volgt:

Omzetsoort relatie van debiteur > Webshop omzetsoort (mits opgegeven) > Standaard webshop omzetsoort (mits opgegeven) > Standaard op rekening omzetsoort