Werkwijze offertes

Deze handleiding beschrijft de werkwijze om offertes aan te maken.

->Start -> Offertes -> Offerte onderhoud

Hier kunnen 2 dingen gebeuren, afhankelijk van uw eigen instellingen:

Er verschijnt GEEN zoekscherm. Klik dan op het icoon voor "Zoeken" links bovenaan en klik op "Zoeken".
Er verschijnt WEL een zoekscherm. Klik op "Zoeken".

Nu worden alle offertes weergegeven.

Offerte onderhoud

Klik op het groene "+"-symbool om een nieuwe offerte toe te voegen.

Het eerste scherm kan gevuld worden met basis informatie van de offerte, zie onderstaande afbeelding.

Relatie: Vul de relatie in of zoek deze op. Wanneer de relatie nog niet bestaat in RetailVista, kunt u de relatie eenvoudig toevoegen door op het groene "+"-symbool te klikken.
Debiteur: Wanneer in RetailVista aan de geselecteerde relatie een debiteur is gekoppeld, wordt dit veld automatisch ingevuld. Voor een offerte is een debiteur niet noodzakelijk.
Offerte classificatie: Offertes kunnen onderverdeeld worden in classificaties. De classificatie kunt u aanmaken via -> Administratie -> Onderdeel "Artikelen"-> Offerte classifciaties. Dit is geen verplicht veld.

Wanneer u dit scherm heeft ingevuld, klikt u op "Volgende" om verder te gaan.

Klik op "Toevoegen offerte regel" om artikelen aan de offerte toe te voegen.

Korting type: "Geen korting" geeft aan dat er geen kortingen zijn. Als de korting handmatig is aangepast, zal daar "Handmatige korting op een rij" worden weergegeven. Op deze manier is het altijd duidelijk hoe de korting tot stand gekomen is.

Op het tabblad “Geavanceerd” worden standaard instellingen van het desbetreffende artikel weergegeven. Op dit tabblad kunt u afwijken van de standaardinstellingen. Om verder te gaan kun u:

• Het huidige record opslaan en een volgend record toe te voegen door op het symbool "" te klikken. Als u voor dit symbool kiest, kunt u eenvoudig meerdere records achter elkaar toevoegen; of
• Het huidige record opslaan door op het symbool "" te klikken; of
• De invoer annuleren door op het symbool "" te klikken.

Wijzig de status van de offerte op het tabblad "Algemeen" naar "Ingave compleet".

Op dit tabblad kunt u ook meer informatie toevoegen.

Contactpersoon: Deze contacten zijn te vinden en toe te voegen via Start -> Relaties -> Relatie onderhoud -> Tabblad "Contactpersonen"
Referentie code: Dit kan handmatig worden ingevuld
Overige info: Dit kan handmatig worden ingevuld
Kortingspercentage: Hier kunt u een kortingspercentage voor de hele offerte opgeven, dus niet alleen per artikelregel
Kortingsbedrag: Hier kunt u een kortingsbedrag voor de hele offerte opgeven, dus niet alleen per artikelregel
Verkooporders: De verkooporders worden getoond wanneer de offerte naar verkooporder is omgezet. Raadpleeg hiervoor handleiding Offerte naar verkooporder omzetten

Sla de offerte op door op het icoon voor "Opslaan" te klikken.

Offertes afdrukken

Met het icoon voor "Rapportages" aan de linkerkant van het scherm kunt u de concept offerte of de definitieve offerte afdrukken.

Het rapport "Proef Offerte" kan alleen worden afgedrukt als de offerte de status: "Ingave compleet" heeft. Wanneer dit niet het geval is, kunt u het symbool "Wijzigen" gebruiken om de status te wijzigen.

Na het afdrukken van de concept offerte kunt u bevestigen dat de status van de offerte wordt bijgewerkt naar "Ingave gecontroleerd".

Na het afdrukken van de definitieve offerte kunt u bevestigen dat de status van de offerte wordt bijgewerkt naar "Definitief". 

Offertes in bulk afdrukken

Wanneer u de rapporten in het menu gebruikt, kunt u de rapporten in bulk afdrukken.

Als we bijvoorbeeld op "180 - Definitieve offerte" klikken, kunt u de offertes selecteren die u wilt afdrukken en definitief wilt maken.

Nadat de desbetreffende offertes zijn aangevinkt en u op "Print selected Quotes" heeft geklikt, kunt u bevestigen dat de status van de offerte bijgewerkt wordt naar "Definitief".

Instellingen

Extra -> Instellingen -> Sectie: Offertes

Offertenummer reeks: Offertenummers kunnen indien nodig gewijzigd worden, eventueel afhankelijk per jaar.
Standaard offerte classificatie: U kunt een standaard offerte classificatie opgeven.
Nieuwe offerte direct definitief maken: Wanneer u deze instellingen wijzigt in "Ja", kunt u de status van de offerte meteen wijzigen naar status "Definitief".
Offerte proef mode: Hier kan worden ingesteld of de concept offerte eerst moet worden afgedrukt, voordat de offerte definitief gemaakt kan worden.