Inleiding

In het hoofdscherm van de Pack&Ship website kan een drager nummer, reservering nummer of artikel barcode opgegeven worden. Na opgave worden de eerste controles uitgevoerd of de gevonden reservering geschikt is om te verwerken. Er kunnen verschillende meldingen ontstaan waarom een reservering nog niet verwerkt kan worden. In de hierna volgende secties worden de mogelijke meldingen behandeld.

Nog niet volledig geraapt

Als deze melding verschijnt dan is de logistieke status van de reservering nog niet 'Geraapt'. Een reservering krijgt deze status automatisch als alle artikelen uit de reservering verzameld zijn. Zolang dat niet het geval is, is deze melding een waarschuwing dat het orderpicking proces nog niet volledig afgehandeld is en de verwerking van deze reservering zal moeten wachten. Mocht in bijzondere situaties bekend zijn dat de reservering toch volledig verzameld is, dan is het mogelijk om bij de reservering de logistieke status handmatig aan te passen naar 'Geraapt'.

Niet volledig betaald

Deze reservering komt mogelijk in aanmerking voor rembours omdat hij niet volledig vooraf betaald is. Er ontbreekt echter een instelling op de transportwijze van de reservering met betrekking tot een rembours geschikte pakketdienst. Deze reservering kan op deze manier niet verder afgehandeld worden. Eerst zullen de juiste instellingen gemaakt moeten worden bij de transportwijze en een rembours pakketdienst. Controleer ook of de reservering wel een transportwijze toegekend heeft gekregen.

Reservering is al eerder verkocht

Deze reservering is al verkocht zoals te zien in onderstaand scherm. De reservering status is 'Op rekening verkocht'. Het betekent dus dat de reservering al afgehandeld is en hiermee wordt voorkomen dat een reservering eventueel nog een tweede keer wordt aangeboden.

Vraag om rembours pakket

Als na het scannen van een reservering deze vraag verschijnt dan informeert Pack&Ship hiermee aan de inpak afdeling dat voor deze reservering nog een bedrag verschuldigd is. Je kan alleen verder gaan met deze reservering door verderop in het proces een rembours geschikte pakketdienst te selecteren.

Reservering gevonden

Nadat een reservering gevonden is wordt een detailscherm getoond met informatie over de reservering en artikelen of dragers. De inhoud van het scherm hangt voor een belangrijk deel af of er wel of niet met dragers gewerkt wordt. Het uitgangspunt is een reservering die in het hoofdscherm gevonden wordt, of dat nou door opgave van een drager is of door direct opgeven van een reservering nummer. Met de gevonden reservering wordt een vervolg scherm opgestart. In het scherm wat verschijnt na het hoofdscherm is aan de linkerkant duidelijk zichtbaar over welke klant het gaat, wat de algemene status en de logistieke status van de reservering is en wat een klant heeft gekozen als transportwijze. Vooral de transportwijze helpt de magazijn inpak medewerker straks met het selecteren van de correcte pakketdienst.

Aan de rechterkant van het scherm zijn de artikelen en dragers te zien die horen bij deze reservering. Zoals bij de introductie al is uitgelegd kan een reservering met veel artikelen zich soms in meerdere dragers bevinden, omdat de artikelen eenvoudigweg niet in één drager pasten. Ook kan het gebeuren dat de reservering op verschillende afdelingen verzameld is of deels in de winkel en deels in een magazijn. Met de dragers informatie informeert de Pack&Ship website de inpak medewerker naar welke andere dragers er eventueel ook nog gezocht moet worden. Als die dragers niet allemaal gevonden kunnen worden, dan kan de reservering niet verder afgehandeld worden.

Dragers

Als er gewerkt wordt met dragers dan verschijnt een scherm zoals hieronder met een overzicht van alle dragers die horen bij de gevonden reservering. Een reservering kan bestaan uit meerdere dragers en het is hier gewenst om de barcode te scannen van alle dragers die horen bij deze reservering. In het voorbeeld is slechts 1 drager gebruikt met nummer 100. Als er meer dragers getoond worden en niet alle dragers kunnen worden gevonden, dan zijn er blijkbaar nog medewerkers bezig met het verzamelen van artikelen.

Door te klikken op 'Artikelen in drager' worden de artikelen getoond die je in die drager zou mogen verwachten, zoals te zien is in onderstaand voorbeeld.

In het artikel overzicht is goed te zien dat er 1 tafel gewenst was vanuit de reservering en dat er ook 1 tafel verzameld is. De 'Volgende' knop is nu nog grijs omdat er de drager barcode nog niet gescand is. Door de barcode van drager 100 te scannen zijn daarmee alle dragers gescand die horen bij reservering 1927 en de 'Volgende' knop wordt hierdoor vrijgegeven. Er wordt ook een melding gemaakt dat alle dragers verzameld zijn.

Geen dragers

Het is ook mogelijk om geen gebruik te maken van dragers, afhankelijk van de instellingen in RetailVista. Op dat moment wordt onderstaand scherm getoond waarin de artikelen vermeld worden die zich niet in een drager bevinden. Het is ook mogelijk om dragers gedeeltelijk te gebruiken, dan kunnen artikelen in dragers zitten maar is het ook mogelijk dat bepaalde artikelen zonder drager verzameld zijn.

In het artikel overzicht is goed te zien dat er 3 stoelen gewenst waren vanuit de reservering en dat er ook 3 stoelen geraapt zijn. De 'Volgende' knop is nu nog grijs omdat er geen gebruik gemaakt is van dragers en omdat de 3 stoelen (die dus 'los' verzameld zijn) nog niet gescand zijn voor de verwerking van deze reservering. Het idee is om deze stoelen nu te pakken en de barcode van deze stoelen eenmalig te scannen. Door dat te doen wordt het scherm bijgewerkt en verschijnt een vinkje achter deze stoelen. Doordat met deze handeling ook direct alle artikel regels verzameld zijn kan nu voor 'Volgende' worden gekozen.

Reservering controleren

Als er gebruik wordt gemaakt van dragers dan zijn de artikelen zelf tot dusver nog niet gescand. Het is dus niet zeker of de juiste artikelen verzameld zijn in de dragers die afgeleverd zijn. Mits in de instellingen van RetailVista opgegeven is de controle van artikelen in dragers verplicht. Deze controle wordt dan zichtbaar in hetzelfde scherm als waarin ook de pakketten worden voorbereid voor aanmelding bij een pakketdienst. Aan de linkerkant van de pakketten worden alle artikelen getoond die horen bij de reservering uit het voorbeeld.

Voor zover er niet al automatisch een eerste pakket aangemaakt is (het is instelbaar of dat gewenst is) moet nu als eerste een pakket worden toegevoegd aan deze reservering. Door te klikken op de '+' knop verschijnt het hierna volgende dialoogscherm en kan een pakket worden aangemaakt.

Het aangemaakte pakket verschijnt op het scherm en is automatisch ook geselecteerd.

Door nu de artikel barcode 8713219241745 te scannen wordt gecontroleerd of de gescande barcode bij de reservering hoort. En tegelijkertijd wordt de kubus tafel uit dit voorbeeld toegevoegd aan pakket nummer 1. Bij reservering met meerdere artikelen en meerdere dozen is het dus belangrijk om tijdens het scannen van artikelen het bijbehorende pakket te selecteren. Daardoor wordt niet alleen een controle gedaan of de juiste artikelen verzameld zijn maar wordt direct ook vastgelegd welke artikelen zich in welk pakket bevinden.

Alle artikelen zijn correct

Elk correct artikel wat gescand wordt, wordt gecontroleerd of dit artikel ook onderdeel uitmaakt van de reservering. Het gecontroleerde aantal stuks van een artikel wordt in onderstaand scherm weergegeven en als het gecontroleerde aantal stuks overeenkomt met het gewenste aantal stuks volgens de reservering dan wordt die artikel regel groen. Bij meerdere pakketten en meerdere artikelen is het mogelijk om op een pakket nummer te klikken waarna de artikelen worden getoond die zich bevinden in dat pakket.

Als alle artikelen gescand zijn en daarmee is de volledige reservering compleet, dan wordt de knop 'Pakketten aankondigen' beschikbaar gemaakt.

Pakketten voorbereiden

In het scherm voor het voorbereiden van pakketten wordt standaard één pakket direct aangemaakt. Als pakketdienst wordt de pakketdienst gebruikt die is gekoppeld aan de transportwijze zoals die gekozen is in de verkooporder (en doorgezet is naar de reservering).

Bovenin het scherm is een collo icoon zichtbaar met een '1'. Via de '+' knop op het scherm kunnen een of meerdere extra colli (dozen) worden aangemaakt. Dat is handig als blijkt dat de artikelen niet in één doos passen.

De tekst '19 / Bezorging eigen transport' uit dit voorbeeld bestaat uit het pakket nummer 19 die aangemaakt is in RetailVista en de omschrijving van de pakketdienst.

Na het aanmaken van een extra pakket via de '+' knop ontstaat onderstaand dialoogscherm waarin gevraagd wordt bij welke pakketdienst een pakket aanmelding plaats moet vinden. Standaard wordt de pakketdienst gesuggereerd zoals die ook bij het transport type opgegeven is. Bij de RetailVista pakketdiensten worden geen carriers ondersteund, in tegenstelling tot bijvoorbeeld een SendCloud integratie. Daar is de pakketdienst bijvoorbeeld PostNL en moet als carrier het gewenste type pakket worden gekozen (0-20 kg, 20kg - 40 kg etc). Het gewicht is een door pakketdiensten verplicht maar tevens ook nutteloos veld en wordt door RetailVista altijd standaard gevuld met 1000 gram als gewicht.

Na het afsluiten van dit dialoogscherm verschijnt een collo '2' zichtbaar en deze wordt ook direct automatisch geselecteerd (blauw). Deze collo krijgt in het voorbeeld pakket nummer 21.

Mocht je teveel pakketten aangemaakt hebben, dan kan een pakket via de knop 'Verwijder' gewist worden en blijft er in dit voorbeeld slechts 1 collo over.

Klik als laatste 'Pakketten aankondigen' waarna alle aangemaakte pakketten in één keer als zending aangemeld worden bij de geselecteerde pakketdienst. Als er meerdere pakketten aangemaakt waren en de geselecteerde pakketdienst ondersteund multi-collo zendingen, dan worden die pakketten multi-collo aangemeld. Het grote voordeel daarvan is dat bij het versturen meestal slechts één keer voor verzending hoeft te worden betaald, ongeacht het aantal dozen. Raadpleeg de contracten met jouw pakket leverancier voor verdere informatie.

Pakketten aankondigen

De laatste stap in het Pack&Ship proces is het aankondigen van de pakketten bij een pakketdienst. De pakketdienst zal hierop reageren met het terugsturen van pakket etiketten die op de dozen geplakt kunnen worden. Ook wordt de omzet gerealiseerd doordat er een levering op rekening wordt gemaakt. In onderstaand overzicht scherm is te zien dat er 3 pakketten aangemeld zijn en worden ook de track&trace barcodes van die 3 pakketten vermeld op het scherm. De voortgang informatie toont dat alle uitwisseling succesvol verlopen is.

Na afloop van de verwerking van de reservering uit het voorbeeld zal de logistieke status aangepast worden naar 'Gereed voor uitlevering'. De zending is immers voorbereid voor overhandiging aan een consument, maar is nog niet overhandigd. De algemene status van de reservering is wel dat die op rekening verkocht is. De omzet is immers gemaakt en de verkoopbare voorraad is door deze verwerking definitief verlaagd. De reden voor verkoop op rekening is verklaarbaar omdat verkopen in RetailVista alleen óf via de kassa kunnen gaan óf op rekening. Meer variaties bestaan niet, ook niet boekhoudkundig. Aangezien er bij de Pack&Ship website geen kassa betroken is kan er ook geen omzet via een kassa worden aangemaakt. Dan blijft alleen nog de mogelijkheid over om dat op rekening te doen. In de boekhouding is het onderscheid tussen deze twee verkoop kanalen het 'kasboek' en het 'verkoopboek'.

In het tabblad 'Levering' bij de reservering is te zien dat de reservering is omgezet in levering op rekening transactie nummer 519 en dat er een rembours bedrag van 297 euro is berekend wat nog niet betaald is door de klant aan de bezorger.

Extra pakketten toevoegen

In het reservering zoekscherm kan gekozen worden voor het toevoegen van een pakket aan een reeds afgehandelde reservering. Het toevoegen van een of meerdere pakketten aan een reservering is alleen mogelijk voor reserveringen die afgehandeld zijn en dus een status 'Verkocht' hebben.

Na het invoeren van een reservering nummer en een controle of die reservering al verkocht is, verschijnt onderstaand voorbeeld scherm. Daarin is te zien dat deze reservering al bestond uit 3 verschillende pakketten. Via de 'Plus' knop kunnen een of meerdere pakketen worden toegevoegd aan die reservering. Het is ook mogelijk om te klikken op de link 'Voeg een nieuw pakket toe'.

Er verschijnt een dialoogscherm zoals hieronder weergegeven waarin de pakketdienst kan worden gekozen en indien van toepassing een carrier bij die pakketdienst.

Na het bevestigen van deze keuze zal er een extra (in dit voorbeeld vierde) pakket verschijnen in het overzicht van pakketten bij de geselecteerde reservering.

Net als bij normale verwerking van reserveringen en aanmelden bij pakketdiensten kunnen nieuwe pakketten die hier toegevoegd zijn ook weer verwijderd worden. Het is niet mogelijk om de pakketten die al eerder bij de reservering hoorden te verwijderen. Pakket 1, 2 en 3 uit dit voorbeeld waren al aangemaakt tijdens de normale verwerking van deze reservering en kunnen niet meer verwijderd worden.

Na het kiezen voor 'Pakketten aankondigen' worden de nieuw toegevoegde pakketten aangemeld bij de geselecteerde pakketdienst en worden een of meerdere stickers uitgeprint.